Cara breakout room Zoom – Intensitas penggunaan aplikasi Zoom di masa pandemic terus meningkat. Namun sayang tidak semua orang yang menggunakan aplikasi video conference ini menyadari jika Zoom memiliki banyak fitur menarik yang bisa membuat meeting kita semakin maksimal.
Nah, agar bisa menambah ilmu dan informasi tentang fitur Zoom yang bisa kita gunakan, maka kali ini maskris mau coba memberikan informasi tetang salah satu fitur menarik yang bernama Breakout Rooms.
Daripada kelamaan, kita langsung bahas saja ya.
Apa itu Breakout Room Zoom
Sebelum memulai cara melakukan breakout room di aplikasi Zoom, ada baiknya kita ketahui terlebih dahulu apa itu breakout rooms.
Breakout room sendiri merupakan salah satu fitur yang memungkinkan seorang Host untuk membagi pertemuan menjadi beberapa ruang kecil dan menempatkan peserta ke dalam ruangan-ruangan yang sudah dibuat.
Fitur ini sangat berguna jika kita menggunakan aplikasi Zoom untuk pertemuan yang membutuhkan beberapa waktu untuk diskusi kelompok. Dimana host tidak dapat mengetahui apa yang didiskusikan oleh masing-masing kelompok dalam ruang diskusi kecil.
Berdasarkan informasi dari situs resmi Zoom, fitur breakout rooms ini bisa menampung maksimal 50 ruang.
Cara mengaktifkan fitur Breakout Room
Secara default, fitur Breakout Room di Zoom tidak aktif dan belum bisa secara otomatis di aplikasi. Artinya perlu sedikit pengaturan yang dilakukan oleh host/admin yang dilakukan lewat situs zoom.us.
Untuk membuat fitur ini bisa muncul di panel menu saat kita menjadi host, maka kita perlu melakukan pengaturan dengan cara berikut:
- Login ke akun zoom kita melalui laman zoom.us
Login Zoom Client App - Pilih menu Settings -> Meeting
Setting Breakout Zoom
Pada bagian Meeting, cari In Meeting (Advanced).
Aktifkan fitur Breakout room hingga muncul opsi lain ‘Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling’.
Centang opsi tersebut jika kita ingin membuat Breakout Rooms dan menugaskan peserta untuk hal yang sama bahkan sebelum pertemuan dimulai (bisa saat melakukan schedule meeting).
Kalau maskris sih jarang dicentang sih, biar mengaturnya ketika sudah masuk ruangan saja. Hehe.
- Langkah terakhir adalah menekan tombol Save.
Cara menggunakan fitur Breakout Rooms
Setelah kita berhasil mengaktifkan fitur breakout rooms melalui menu setting yang ada di akun zoom yang kita miliki, maka selanjutnya kita akan membahas tentang cara menggunakan fitur breakout rooms tersebut saat meeting sedang berlangsung.
Langkah yang harus kita lakukan untuk bisa menggunakan fitur Breakout Rooms adalah seperti berikut:
- Login ke aplikasi zoom dengan menggunakan aplikasi Zoom Dekstop.
- Start meeting dan lanjutkan hingga kita masuk ke dalam ruangan/kelas.
Start Meeting Zoom Client
Tunggu hingga peserta masuk ke dalam ruangan meeting.
3. Pilih menu Breakout Rooms yang ada di panel menu bawah.
- Setelah menekan tombol Breakout Rooms, kita sebagai host akan mendapatkan popup Create Breakout Rooms seperti berikut
create breakout room Tentukan berapa banyak ruangan yang akan dibuat, kemudian pilih cara yang akan digunakan untuk membagi peserta ke dalam ruangan tersebut. Dan akhiri dengan memilih tombol. Untuk zoom yang maskris gunakan ada 3 pilihan seperti :
-
- Assign Automatically: peserta dimasukan ke ruangan kecil otomatis oleh sistem),
- Assign manually: peserta dimasukkan ke ruangan kecil manual oleh host) dan
- Let Participants choose room: peserta diijinkan memilih ruangan kecil mana yang diingini).
Kalau maskris sendiri lebih suka memilih yang assign manually, jadi peserta dalam ruangan kecil nantinya sesuai sama yang diinginkan oleh pemimpin rapat/hostnya.
- Setelah ruangan kecil dibuat, maka sistem akan memunculkan tampilan seperti di bawah. (kebetulan dalam kasus ini maskris membuat 5 room dan memilih assign manually)
assign partisipan breakout room
Di bagian ini kita bisa mengganti nama ruangan, menambah/mengurangi ruangan dan pastinya memasukkan peserta sesuai dengan keinginan kita sebagai host.
Contoh tampilan ketika kita mengassign peserta ke dalam ruang breakout rooms.
Setelah kita pilih pesertanya untuk dimasukan kedalam ruangan, peserta yang dipilih akan tercentang dan muncul di bawah ruang kecil yang sudah kita assign. Contoh tampilannya akan menjadi seperti ini.
- Selain membagi ruangan dan peserta di ruangan kecil, ada satu hal yang perlu diperhatikan, yaitu menu
Pada bagian ini kita bisa melakukan pengaturan umum terhadap semua ruang kecil yang sudah kita buat.
Note:
- Allow participants to choose room: Mengijinkan peserta untuk memilih dan masuk ke dalam ruangan sesuai dengan keinginan masing-masing peserta tepat setelah breakout room dibuka..
- Allow participants to return to the main session at any time: Jika pilihan ini dipilih, peserta dapat pindah ke kelas utama dari menu yang ada di lamannya tanpa menunggu host untuk menghentikan kelas kecil dan memanggil semua peserta untuk kembali ke ruangan utama.
- Automatically move all assigned participants into breakout rooms:Jika bagian ini dipilih, maka sistem akan memindah semua peserta secara otomatis ke kelas/ruang-ruang kecil yang sudah dibuat. Sedangkan jika bagian ini tidak dipilih, maka partisipan perlu menekan tombol Join terlebih dahulu agar bisa masuk ke dalam ruangan kecil.
- Auto close breakout rooms after () minutes:Jika dicentang, maka semua kelas kecil yang dibuat akan secara otomatis berhenti/tertutup (sesuai dengan pengaturan waktu yang di setting) selanjutnya semua peserta akan Kembali ke kelas/ruang utama.
- Notify me when the time is up: Jika dipilih maka host dapat memberikan informasi kepada semua peserta yang ada di kelas kecil bahwa waktu diskusi di kelas kecil sudah hamper selesai.
- Set Countdown timer: Jika bagian ini di cek, maka partisipan akan diberikan informasi berapa banyak waktu yang tersisa sebelum mereka Kembali ke ruangan utama.
- Setelah semua peserta masuk ruangan dan pengaturan selesai dilakukan, lanjutkan dengan menekan tombol Open All Rooms. Peserta akan secara otomatis masuk ke ruang-ruang kecil yang sudah di breakout tadi.
Semua partisipan dan host akan menemukan tampilan seperti berikut ketika akan masuk ke ruang-ruang breakout room.
Cara menukar peserta atau memindah peserta di Breaking Rooms
Selain menambahkan peserta ke dalam ruangan kecil yang sudah kita buat lewat fitur breakout rooms, kita juga bisa memindah atau menukar peserta yang ada di ruang-ruang kecil. Caranya cukup mudah.
Memindah peserta
Untuk memindah peserta, kita cukup mengarahkan kursor ke bagian nama peserta yang ada di ruangan breakout rooms hingga muncul tulisan Move to ruang xxx
Selanjutnya pilih ruang breakout room baru yang akan dijadikan tempat untuk peserta yang akan dipindah.
Sistem akan secara otomatis memindahkan peserta ke ruang breakout rooms baru.
Menukar peserta
Mirip dengan proses memindah peserta, untuk menukar peserta, kita yang bertindak sebagai host juga cukup mengarahkan kursor ke bagian nama peserta yang akan ditukar hingga muncul tulisan Exchange.
Maka setelah dipilih lokasi nama peserta yang ada di ruang breakout room yang baru, maka sistem secara otomatis memindah pesertanya.
Melakukan Broadcast Message kepada peserta di Breakout Rooms
Fitur menarik lain yang ada di Breakout Rooms adalah adanya Broadcast Message.
Dengan menggunakan broadcast message, host dapat memberikan pesan kepada semua peserta yang terbagi dalam banyak ruangan kecil secara langsung dan bersamaan. Hal ini cukup efektif dalam memberikan informasi kepada peserta yang mungkin sedang berdiskusi di dalam ruangan kecil.
Cara untuk melakukan broadcast message di breakout romms adalah seperti berikut:
- Masuk sebagai host,dan klik breakout rooms pada meeting control / panel menu di bawah ketika breakout sedang berlangsung.
- Pilih tombol Broadcast a message to All, kemudian masukkan pesan yang akan diberikan kepada semua peserta. Akhiri dengan menekan tombol Broadcast
Contoh tampilan di laman peserta setelah mendapatkan broadcast message dari host.
**
Nah, mungkin itu sedikit cara breakout room di Zoom meetings yang bisa maskris infokan. Semoga bisa membantu dan bermanfaat untuk mengoptimalkan penggunaan aplikasi Zoom yang kita miliki ya.
